Hal itu disampaikan Kepala Bidang Pembinaan Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Donggala, Herlina SH MH C.Med, Senin (11/5/2026).
Menurut Herlina, pengelolaan arsip dinamis menjadi tanggung jawab pencipta arsip di masing-masing Organisasi Perangkat Daerah (OPD), sementara arsip statis menjadi tanggung jawab Lembaga Kearsipan Daerah.
“Selain Undang-undang, Peraturan Pemerintah, dan Peraturan Kepala ANRI, Kabupaten Donggala juga sudah memiliki Perda Nomor 5 Tahun 2023 tentang Penyelenggaraan Kearsipan. Perda ini mengatur kewenangan dan tanggung jawab pengelolaan arsip berdasarkan jenis dan masa retensinya,” ujarnya.
Ia juga menyinggung persoalan arsip yang sempat berpindah tangan dan dinilai seharusnya sudah masuk kategori arsip statis karena telah melampaui masa retensi. Namun, lemahnya pengelolaan arsip di tingkat OPD menyebabkan penumpukan arsip terjadi di berbagai tempat.
Menurutnya, penyelenggaraan kearsipan tidak hanya sebatas surat masuk dan surat keluar sebagaimana yang dijalankan melalui aplikasi Srikandi, tetapi mencakup pengelolaan arsip secara menyeluruh dan berkelanjutan.
“Persoalan arsip itu sangat luas dan kompleks. Salah satu yang harus segera dilakukan pemerintah daerah melalui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan adalah penyelamatan arsip pada OPD yang mengalami penggabungan,” jelasnya.
Herlina menegaskan, langkah tersebut mendesak dilakukan mengacu pada Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Nomor 46 Tahun 2015 tentang Penyelamatan Arsip Akibat Penggabungan atau Pembubaran Lembaga Negara dan Perangkat Daerah.
Ia mengingatkan, proses perpindahan kantor maupun penggabungan OPD sangat berpotensi menyebabkan arsip terbengkalai bahkan hilang atau dimusnahkan tanpa prosedur yang benar.
“Tanpa disadari, itu bisa masuk dalam tindak pidana. Arsip yang hilang atau dimusnahkan tanpa mekanisme yang benar memiliki konsekuensi hukum,” tegasnya.
Selain itu, Herlina juga menyoroti masih lemahnya penerapan tata naskah dinas di lingkungan pemerintahan. Ia menyebut masih banyak operator surat yang menggunakan format pengetikan secara sembarangan tanpa memperhatikan standar tata naskah dinas.
“Hal-hal yang dianggap sepele justru wajib diperhatikan. Tata naskah dinas itu bagian penting dari penyelenggaraan arsip. Kita sebagai pencipta dan penanggung jawab arsip harus memperhatikan itu,” katanya.
Ia berharap kebijakan anggaran pemerintah daerah ke depan lebih berpihak pada penyelenggaraan kearsipan, terutama dalam peningkatan sumber daya manusia serta penyediaan sarana dan prasarana yang sesuai standar.
“Jangan terus-menerus menganggap remeh urusan arsip. Arsip bisa membebaskan seseorang dari jeratan hukum, tetapi arsip juga bisa menjerat seseorang demi hukum,” tandasnya.
Herlina menambahkan, setiap lembaga negara dibentuk dengan tugas dan fungsi yang memiliki peran penting dalam pembangunan, termasuk bidang kearsipan yang menjadi bagian vital dalam tata kelola pemerintahan yang baik. Alir
